1. Veri kaynaklarınızı belirleyin
Veri envanterine başlamadan önce, hangi sistemlerde veri tuttuğunuzu netleştirin. Eskişehir’deki bir işletme için bu; sunucular, bulut depolama (Google Drive, Dropbox), e-posta sunucuları, ERP ve CRM yazılımları olabilir. Eskişehir Bilgisayar, ilk adımda bir veri kaynağı haritası çıkarmanızı önerir.
2. Bir ekip oluşturun ve sorumlulukları dağıtın
Veri envanteri tek kişilik bir iş değildir. BT departmanı, hukuk birimi ve ilgili departman temsilcilerinden oluşan bir ekip kurun. Her bir veri kaynağı için bir sorumlu atayın. Eskişehir’deki KOBİ’lerde genellikle 2-3 kişilik bir ekip yeterlidir.
3. KVKK ve yasal gereklilikleri gözden geçirin
Envanter öncesinde, hangi verilerin kişisel veri olduğunu ve hangi saklama sürelerine tabi olduğunu belirleyin. KVKK’nın 12. maddesi kapsamında, veri işleme envanteri hazırlamak zorunludur. Eskişehir Bilgisayar, bu aşamada size güncel bir KVKK rehberi sağlar.
4. Kullanılacak aracı seçin
Manuel (Excel) veya otomatik (yazılım) araç arasında karar verin. Küçük ölçekli işletmeler için Excel yeterli olabilirken, büyük veri hacimlerinde bir yazılım şarttır. Eskişehir Bilgisayar, müşterilerine ücretsiz deneme sürümleri sunarak doğru aracı seçmelerine yardımcı olur.
5. Veri sınıflandırma kategorilerini oluşturun
Verileri hassasiyet seviyesine göre sınıflandırın: kamuya açık, dahili, gizli, çok gizli. Bu sınıflandırma, envanter raporunun temelini oluşturur. Örneğin, Eskişehir’deki bir e-ticaret firması için müşteri kredi kartı bilgileri ‘çok gizli’ kategorisine girer.
6. Veri saklama politikalarını belirleyin
Her veri türü için ne kadar süre saklanacağını ve ne zaman silineceğini tanımlayın. Eskişehir’deki bir muhasebe firması için faturalar 10 yıl, e-postalar 2 yıl saklanabilir. Bu politikaları envanter öncesinde netleştirin.
7. Erişim yetkilerini gözden geçirin
Hangi çalışanların hangi verilere erişebildiğini listeleyin. Gereksiz yetkileri kaldırın. Eskişehir Bilgisayar, bu adımda bir yetki matrisi oluşturmanızı önerir. Örneğin, insan kaynakları verilerine yalnızca İK departmanı erişebilmelidir.
8. Yedekleme ve kurtarma prosedürlerini kontrol edin
Veri envanteri, yedekleme stratejinizle doğrudan bağlantılıdır. Hangi verilerin ne sıklıkla yedeklendiğini ve kurtarma testlerinin yapılıp yapılmadığını kontrol edin. Eskişehir Bilgisayar, düzenli yedekleme testleriyle veri kaybı riskini minimize eder.
9. Zaman çizelgesi ve bütçe oluşturun
Veri envanteri projesi için gerçekçi bir zaman çizelgesi hazırlayın. Küçük bir işletme için 2-4 hafta, büyük bir kurum için 2-3 ay sürebilir. Bütçeyi belirlerken yazılım lisansı, danışmanlık ücreti ve çalışan eğitimini dahil edin.
10. Pilot uygulama yapın ve raporlayın
Tüm veri kaynaklarını aynı anda taramak yerine, bir departman veya veri türü üzerinde pilot uygulama yapın. Sonuçları değerlendirin ve süreci iyileştirin. Eskişehir Bilgisayar, pilot uygulama sonrası detaylı bir rapor sunarak eksikleri gidermenize yardımcı olur.
